營業秘密法修法至今已 1 年多,侵害營業秘密者除了刑度除提高至10年外,並得併科5,000萬元罰金,讓企業更意識到營業秘密保護的重要。企業內部的機敏資料,如欲以營業秘密法保護,除了必須具備「秘密性」、「經濟價值」等要件外,企業也應落實「合理保護措施」,才算符合法院所認定的營業秘密。 

企業所選擇的「合理保護措施」中,最常見的就是電子郵件管理。電子郵件已是企業內外溝通、資料傳遞的主要媒介,電子郵件的管理,不再只是備份歸檔,做為事後官司訴訟呈堂證供的功能而已,管理階層應該核定並公告電子郵件監控與稽核程序,除了確保監控與稽核的合法性,以避免侵害員工隱私外,更可落實機敏資料的保護效果與嚇阻不法。 

針對在職員工,企業應該立即投入執行電子郵件管理工作,才能有效保護企業營業秘密。建議可依企業文化選擇管理方式,採循序漸進的方式,一般企業可從最寬鬆管理做起,例如透過 Mail SQR Expert 的郵件宣告語,依不同部門屬性,在員工發出的郵件中附加不同內容的郵件聲明。更謹慎一點,可將有符合稽核行為的郵件,自動密件副本給部門主管。最後,最嚴格的控管,每封信在外寄前均需經過部門主管再次審閱,並加註放行理由。 

離職人員是企業營業秘密外洩的高風險族群,除了在職期間的「通盤性查核」外,員工離職後,更應該進行「獨立查核」。可透過Mail SQR Expert的自訂報表分析功能,分析員工在離職前的電子郵件行為,如:有跟競爭廠商的往來信件或是異常的免費信箱使用等。藉由日常的離職稽核程序的建立,充份運用Mail SQR Expert的產品功能,讓電子郵件管理不只是備份歸檔,更提升至實質內容稽核的應用。 

 

本文引用自pccentertaiwan02 - 營業秘密保衞戰,電子郵件管理不再只是歸檔備份,建立稽核制度更重要

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